O chamado “Livro De Ocorrências da Portaria” serve, em tese, para que se registre dúvidas, reclamações, sugestões e, ocorrências. O livro de ocorrência, pode-se assim dizer, salva ou condena o profissional de portaria, pois é neste livro que ocorrências diárias são relatadas pelo porteiro. Tudo o que acontece no dia a dia do porteiro deve ser relatado de forma clara e seguindo o seguinte critério: Quando, o que, como, por que e providências tomadas, lembrando sempre da importância de finalizar com data e horário.

Hoje, na maioria dos condomínios, isso é feito de forma manual pelo porteiro em um livro físico e o síndico só pode acompanhar presencialmente ou com o livro em mãos.

Pensando numa maneira de facilitar a vida do síndico e do profissional da portaria, o sistema CONDOMOB acada de incluir em suas funções o Livro de Ocorrências Virtual da Portaria.  Essa função permite ao síndico acompanhar no sistema em tempo real ou numa data específica  tudo o que foi registrado pelo porteiro ou zelador.

Algumas informações que o porteiro poderá incluir diariamente no livro de Ocorrências:

• Anotar entrada e saída de prestadores de serviços autorizados pelo responsável.
• Anotar entrada e saída de matéria prima, produtos e peças de acordo a nota fiscal ou autorização do gerente, sindico, ou responsável da área.
• Anotar a correspondência e comunicar ao morador ou ao setor competente.
• Informar alguma reclamação de um morador
• Informar se alguém tentar uma entrada sem autorização no condomínio
• Informar alguma atitude estranha ou mau uso do patrimônio