Para que uma reunião de condomínio seja realmente eficiente, ela precisa ser bem planejada, organizada e com um mediador (síndico) competente. Não adianta nada reunir os moradores, mesmo que virtualmente, e ficar desperdiçando tempo com discussões improdutivas. 

Pensando nisso, a Condomob reuniu algumas dicas para evitar esse tipo de problema e realizar uma ótima reunião. Confira!

Como realizar uma reunião de condomínio eficiente

Veja a seguir as três principais dicas para fazer uma reunião de condomínio. 

1. Planeje toda a reunião

Começar uma reunião sem saber para “onde ela vai” não é nada eficiente. Isso gera tempo perdido e pouco foco nas questões que são importantes, pois pode ser que as pessoas fiquem desviando demais do assunto principal. 

Por isso, elabore uma pauta para a reunião de condomínio e registre em um documento tudo o que pretende abordar na assembleia, elencando as prioridades. Assim todos conseguem tratar do que é mais urgente de maneira objetiva, como problemas de orçamento, manutenções, taxas, etc. 

2. Use a tecnologia a seu favor

Principalmente no momento atual, em que o planeta está sofrendo com a pandemia de covid-19, utilizar a tecnologia para se conectar com as pessoas é a opção mais indicada. Ao invés de fazer uma reunião de condomínio presencial, existem softwares que possibilitam realizar esses encontros de maneira virtual. 

Os condôminos podem participar diretamente de suas casas ou apartamentos, sem precisar sair e se expor ao vírus. Por meio desses sistemas, o síndico pode enviar avisos para todos os moradores, notificando em seus celulares informações sobre a assembleia, entre outras mensagens. Isso melhora muito a comunicação condominial.

Uma dica importante: avise sempre com antecedência a data e o horário da reunião e as pautas que serão debatidas. 

3. Controle o tempo da reunião

Para manter o foco da assembleia e conseguir conversar e tomar decisões sobre todos os temas propostos, é necessário que o mediador controle bem o tempo de duração, de forma que ofereça tempo o suficiente para todos opinarem, mas sem que percam a atenção ou que um assunto seja muito prolongado. 

Para que ocorra tudo de forma eficiente: 

• defina antes da reunião começar, e de forma coletiva, quanto tempo de fala cada participante poderá usar;
• se alguém estiver demorando muito na sua hora de opinar, o mediador pode intervir e pedir para concluir o raciocínio no tempo estipulado;
• evite conflitos durante a assembleia;
• mantenha a assembleia centrada nos assuntos importantes de acordo com a pauta definida.

Gostou das dicas? Agora você já pode otimizar as reuniões e torná-las mais produtivas. Para saber mais sobre gestão de condomínios, confira os conteúdos do blog da Condomob!